SAP Business One

KSIĘGOWOŚĆ W CZASIE RZECZYWISTYM

• Pełna integracja finansów
  SAP Business One integruje zarządzanie finansami oraz bankowością.Kiedy transakcja się rozpoczyna, program tworzy wpis w księgach rachunkowych. SAP Business One wirtualnie automatyzuje wszystkie najważniejsze transakcje. Przetwarzanie partii lub jej wpisanie nie jest wymagane.
• Szybkie przeszukiwanie danych
  Użytkownik może w prosty sposób przejść do potrzebnych informacji na każdym poziomie. Przykładowo, podczas przeglądania wpisu dla transakcji sprzedaży można przejść do tabeli kont, aby uzyskać odpowiednie informacje.
• Tabela kont
  W tabeli kont istnieje możliwość przejścia do salda i sprawdzenia,jakie transakcje tworzą dane saldo.

ZAMKNIĘCIE MIESIĄCA

• Przyspieszone zamknięcie
  SAP Business One pomaga przyspieszyć proces zamknięcia miesiąca. Pozwala użytkownikom przyporządkować zadania
  do osób i stworzyć przypomnienia, w celu osiągnięcia odpowiedniego aspektu procesu zamknięcia.
• Ustanowienie kont kontrolnych
  SAP Business One może zidentyfikować konta jako konta kontrolne. Istnieje możliwość przypisania kont kontrolnych jako domyślnych, aby zwiększyć saldo klienta lub dostawcy. Zapewnia to synchronizację pomiędzy księgą główną a innymi księgami.
• Przykłady ksiąg rachunkowych
  Można wykorzystać wzory w celu przyporządkowania kosztów lub transakcji wielu różnym wydziałom, bazując na stałych wartościach procentowych. Wpisy okresowe pozwalają na stworzenie transakcji o stałych kwotach. Transakcje wsteczne umożliwiają zmianę daty do pierwszego dnia następnego miesiąca lub jej nadpisanie, jeśli jest to wymagane.

RAPORTOWANIE FINANSOWE

• Raporty wielopoziomowe
  Raportowanie wielopoziomowe jest bardzo elastyczne, w zależności od konfiguracji tabeli kont i kosztów.
• Raporty zintegrowane
  SAP Business One oferuje zintegrowane narzędzia raportowania w zakresie księgowości, magazynów i raportów finansowych oraz zestawień kont. Istnieje możliwość wyeksportowania raportów do wielu różnych formatów, w tym do: Microsoft® Excel®, Microsoft®Word® i PDF.
• Narzędzie XL Reporter
  Narzędzie to umożliwia podgląd danych w czasie rzeczywistym z SAP Business One wraz ze wszystkimi funkcjami Microsoft Excel.

Podczas tworzenia ofert oraz wszelkich innych dokumentów marketingowych SAP Business One oferuje dużą elastyczność. Istnieje wiele typów wyświetlania linii sprzedaży, pozwalających stworzyć użytkownikom sumy częściowe dla poszczególnych pozycji sprzedaży. Użytkownicy mają możliwość wprowadzania opisów w dokumencie oraz wyświetlania alternatywnych pozycji. Standardowe komentarze mogą być przechowywane i ponownie wykorzystywane. Nagłówek i stopka również mogą być definiowane dla każdego dokumentu. Zysk brutto można obliczać dla każdej oferty. Istnieje możliwość łatwego podglądu ostatniej oferty kierowanej do klienta. Gdy utworzono ofertę, użytkownicy mogą eksportować wyniki do Microsoft Word poprzez jedno kliknięcie myszki.

Zamówienia
Funkcja ta ułatwia tworzenie zamówień dzięki stworzeniu podglądu każdej pozycji zamówienia znajdującej się w magazynie. Istnieje także funkcjonalność, dzięki której użytkownik może wybrać alternatywne pozycje do zamówienia lub zlecić, aby dane pozycje były częściowo dostarczane. W ustalonych dniach tworzy się zamówienia wraz z określeniem środka transportu, w celu realizacji dostaw. Pozwala to użytkownikom automatycznie utworzyć z oferty sprzedaży zamówienie zakupu i wybrać środek transportu.

Dostawy
Funkcja dostaw umożliwia wydziałowi logistyki stworzenie odpowiednich dokumentów dla wszystkich produktów wysyłanych do klienta. Wbudowany proces pakowania wspomaga wirtualny proces pakowania podczas definiowania dostaw. Użytkownicy mogą składować dostawy, śledzić numery dostaw oraz mieć dostęp do statusu dostawy dzięki nocie przewozowej, udostępnionej poprzez jedno kliknięcie myszki. Ilości magazynowe są automatycznie aktualizowane przy każdej dostawie.

Zwroty
Wykorzystując odpowiednie dokumenty, użytkownicy mają możliwość zarządzania zwrotami bez realizacji kredytu lub
zwrotami wadliwymi.

Należności – faktury
Wystawienie faktury automatycznie tworzy odpowiedni wpis księgowy. Użytkownicy mogą tworzyć automatyczny odbiór produktów jeśli klient zapłacił już za część faktury.

Faktury i płatności
Istnieje możliwość tworzenia faktur i odbioru w obrębie tego samego dokumentu.

Faktury korygujące
Podczas tworzenia faktury korygującej dla klienta – np. w wyniku zwrotu towaru lub korekty ceny – użytkownicy mogą w prosty sposób zaimportować wymagane dane z faktury źródłowej lub ostatniej faktury korygującej dotyczącej korygowanego procesu sprzedażowego.

Wydruk dokumentu
Użytkownicy mogą drukować wszelkie dokumenty sprzedaży i zakupów. Mogą też wybrać okres, numer i typ dokumentu, który chcą wydrukować.

Kreator tworzenia dokumentu
Kreator pozwala użytkownikom na stworzenie grupy istniejących dokumentów sprzedażowych w jednej fakturze dla danego klienta. Jest szczególnie pomocny dla tych, którzy tworzą wiele zamówień i dowodów dostawy w ciągu miesięcznych okresów i potrzebują sumarycznej faktury dla każdego klienta na koniec miesiąca.

Projekt dokumentu
Użytkownicy mogą wydrukować, edytować i zarządzać dokumentami, które zostały zapisane jako projekty.

Kreator monitów
Obsługuje wiele wezwań o zapłatę dla każdego klienta oraz przechowuje historię jego zobowiązań. Kreator może zostać wykorzystany w regularnych odstępach czasu, miesięcznie lub tygodniowo, w celu sprawdzenia zaległych faktur. Serie wezwań o zapłatę można wcześniej zdefiniować na różnych poziomach. Ponadto, użytkownicy mogą określić metodę obliczania opłat i odsetek za zaległe zobowiązania.

Zapytania ofertowe
SAP Business One zawiera narzędzia obsługujące zapytania ofertowe. Kreator poprowadzi użytkownika przez proces
zapytań ofertowych oraz dostarczy oferty, w celu podjęcia ostatecznej decyzji.

Zlecenia zakupu
SAP Business One daje możliwość zamówienia od dostawców materiałów lub usług. Zlecenia obejmują dostępne ilości zamówionych produktów oraz informują kierownika magazynu o spodziewanej dacie dostawy. Użytkownicy mogą dzielić zamówienia na kilka części, jeśli dane produktu mają być dostarczone do różnych magazynów. Odpowiednie dowody dostawy są tworzone zgodnie z odpowiednim podziałem produktów. Każde zamówienie zakupu lub każda lista należności może być wysłana do odpowiedniego magazynu.

Odbiór zakupionych produktów
Użytkownicy mają możliwość odbioru dostawy w wybranym magazynie. Produkty mogą być powiązane ze zleceniem zakupu, a użytkownicy mogą je zmienić pod względem rzeczywistej otrzymanej ilości.

Zwroty zakupionych produktów
Zwroty ze względu na wady produktów lub brak kredytu mogą być zrealizowane na podstawie tego samego dokumentu.

Zobowiązania – faktury
Podczas przetwarzania faktur od dostawców, SAP Business One tworzy wpisy księgowe. Taka informacja może być
wykorzystana w celu przetworzenia kolejnych płatności na rzecz dostawcy.

Faktury korygujące
Dzięki tej funkcji użytkownicy mogą wprowadzić faktury korygujące wystawione przez dostawcę. Wymagane informacje zostaną zaimportowane ze źródłowej faktury lub ostatniej faktury korygującej dotyczącej korygowanego procesu zakupu.

Koszty dostawy
SAP Business One pozwala na obliczenie ceny zakupu importowanych materiałów lub usług od dostawców. Umożliwia też doliczenie różnych składników kosztów (takich jak: dostawa, ubezpieczenie, cło) wraz z aktualizacją wartości magazynowej.

Projekt dokumentu
Pozwala użytkownikom wydrukować, edytować i zarządzać dokumentami, które zostały zapisane jako projekty.

Wydruk dokumentu
Użytkownicy mogą drukować wszelkie dokumenty sprzedaży i zakupów. Mogą też wybrać okres, numer i typ dokumentu, który chcą wydrukować.

SAP Business One oferuje prosty, ale skuteczny system, który pomaga w planowaniu produkcji lub w zarządzaniu produkcją ze względu na różnorodne kryteria.

Definiowanie prognoz
Zamiast bazować wyłącznie na otrzymanych zamówieniach, użytkownicy mogą prognozować popyt. Obliczenia te pomagają użytkownikom w dopasowaniu zapotrzebowania materiałowego. Prognozowany popyt może być wykorzystany w kreatorze MRP.

Kreator planowania
Kreator pomaga użytkownikom w procesie planowania scenariuszy w pięciu prostych krokach. Użytkownicy definiują horyzont planowania, w tygodniach lub dniach. Mogą także wykluczyć dni wolne od pracy. Scenariusze mogą odnosić się do poszczególnych produktów lub ich grup. Użytkownik wybiera pożądane kryteria, takie jak: stany magazynowe, otwarte zamówienia zakupu oraz sprzedaż w taki sposób, aby osiągnąć minimalny poziom i zdefiniować prognozę sprzedaży. Po stworzeniu danego scenariusza program prezentuje zalecenia, w celu „wytworzenia” lub „zakupu” w raporcie rekomendacji. Opcja wyszukiwania daje możliwość podglądu wymaganych obliczeń i dokumentów. Dostępna jest również funkcja wprowadzenia wyjątków i zapytań wizualnych. W ten sposób użytkownicy mogą zidentyfikować zamówienia, które mają być niezwłocznie zrealizowane. Scenariusze mogą być także zapisane jako symulacje – użytkownicy mogą pokazać serię alternatywnych scenariuszy wraz z zaleceniami.

Raport rekomendacji
Planiści automatycznie wybierają z raportu rekomendacji zalecane opcje zamówień produkcji i zakupów. Jeśli produkt
musi zostać podzlecony, system łatwo konwertuje zlecenie produkcji na zlecenie zamówienia. Wiele zleceń zakupu od tego samego dostawcy może być połączone jako jedno zamówienie, ulepszając tym samym proces zakupu.

Funkcjonalności w zakresie stanów magazynowych
Funkcje te pozwalają zarządzać informacjami, przechowywać numery seryjne i numery partii oraz cenniki. Umożliwiają też użytkownikom zdefiniowanie alternatywnych produktów oraz wprowadzanie korekty, zmianę wartości produktów w zależności od wartości rynkowych oraz tworzenie listy wydań dla otwartych zleceń sprzedaży.

Rejestr głównych informacji
Użytkownicy mogą zdefiniować produkty, zakupy oraz niematerialne środki produkcji, pracę, delegacje i inne. Informacje wyjściowe – takie jak dostawca, jednostka, podatek – są przechowywane w niniejszym rejestrze. Produkty zaś mogą być przechowywane w kilku magazynach – koszty poszczególnych magazynów będą również uwidocznione. SAP Business One daje możliwość wyceny zapasów. Wykorzystywane metody to koszt wytworzenia oraz FIFO. Dane dotyczące planowania są także przechowywane w rejestrze informacji głównych. Użytkownicy mogą zdefiniować metodę oraz okresy dostaw i realizacji zamówień każdego produktu (miesięcznie, tygodniowo, dziennie). Mogą również zdefiniować rozmiary partii i minimalną ilość zamówienia oraz średni czas realizacji transakcji.

Numery seryjne
Numery seryjne mogą być automatycznie tworzone na podstawie wzorów. Mogą być także wprowadzane ręcznie, w zależności od ustawień.

Partie
Użytkownicy mogą połączyć daną partię z produktami oraz sklasyfikować je na podstawie czasu składowania lub innych
atrybutów. Partie mogą być zdefiniowane dla produktów w zamówieniach, dowodach dostawy lub operacji magazynowych.

Produkty alternatywne
Jeśli wymagane produkty są niedostępne, użytkownicy mogą utworzyć listę produktów, które będą alternatywnie przekazywane do klienta. Produkty alternatywne mogą być powiązane na podstawie pozycji, ceny i ilości.

Definiowanie numerów katalogowych partnerów biznesowych
Cecha ta umożliwia połączenie numerów katalogowych dostawców z numerami magazynowymi. Numery katalogowe dostawców mogą być wykorzystane w dokumentach zakupowych.

Aktualizacja metody magazynowania
Wiele sytuacji i uwarunkowań rynkowych wymaga zmian w metodzie wyceny materiałów. W związku z tym użytkownicy mogą w prosty sposób wybrać określone produkty i dostosować je do alternatywnej metody wyceny.

Odbiór i wydanie produktów
Użytkownicy mogą rejestrować odbiór i wydanie towarów niepowiązanych bezpośrednio ze sprzedażą.

Transfer stanów magazynowych
Użytkownicy mają możliwość przenoszenia produktów pomiędzy magazynami.

Wprowadzanie stanów magazynowych
Funkcja może być wykorzystana do:
– wpisania bilansu otwarcia dla stanów magazynowych,
– aktualizacji danych magazynowych w systemie.

System liczenia stanów magazynowych
W dużych magazynach liczenie stanów magazynowych odbywa się nieustannie. Funkcja ta zapewnia identyfikację okresu, kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację. Powiadomienia i raporty wspomagają znaczenie liczenia stanów magazynowych w danych odstępach czasu.

Wycena materiałów
Pozwala użytkownikom zmieniać istniejące ceny materiałów. Niniejsza funkcja może być przydatna, jeśli obecna cena materiałów nie pasuje do ceny rynkowej. W takim przypadku należy dostosować ceny wraz z odpowiednim wpisem w dokumentach księgowych.

Cennik
Użytkownicy mają możliwość definiowania cenników i łączenia ich z klientami lub dostawcami. Ponadto mogą tworzyć linki dynamiczne pomiędzy cennikami, aby szybko i wydajnie reagować na zmiany cen.

Ceny specjalne
Użytkownicy mogą definiować specjalne ceny dla poszczególnych klientów lub dostawców. Mogą także ustalać ceny na podstawie ilości oraz danego okresu ważności cennika. Jeśli dane ulegają zmianie, termin ważności jest automatycznie dostosowany. Ponadto, użytkownicy mogą zdefiniować rabaty oraz różne warunki płatności.

Pakowanie
Funkcja umożliwia zarządzanie procesem pakowania. Jeśli zamówienia sprzedaży są wpisane, następuje ich wyświetlenie ze statusem „otwarty”. Ilości są oznaczone jako częściowe lub całkowite z przeznaczeniem do pakowania. Statusem „wydane” są oznaczone te zamówienia, które zostały częściowo lub całkowicie przeznaczone do pakowania oraz mogą zostać oznakowane jako częściowo lub całkowicie zapakowane. Status ,,otwarte” i ,,wydane” mogą automatycznie tworzyć listy zapakowanych produktów z podziałem na zamówienia. W statusie „zapakowane” zamówienia są oznaczane i przekazywane dalej. Funkcjonalność ta oferuje wiele opcji sortowania i pakowania.

Kompleksowe zarządzanie serwisem
Jako część oprogramowania, SAP Business One dostarcza w pełni zintegrowaną funkcjonalność CRM. Funkcjonalność ta jest połączona z marketingiem, sprzedażą oraz kompleksowym procesem obsługi klienta. Zapewnia ona kontrolę relacji z klientem.

SAP Business One: serwis CRM
Optymalizuje potencjalne wydziały serwisowe, dostarczając informacji w zakresie operacji serwisowych, zarządzania umowami, planowania serwisu, śledzenia aktywności klientów, wsparcia klientów oraz zarządzania serwisem.

Informacje kluczowe i funkcjonalności

• Umowa serwisowa: użytkownicy mogą utworzyć umowę wsparcia lub gwarancji na sprzedane produkty. Umowa
  zawiera daty rozpoczęcia i zakończenia oraz szczególne warunki umowy, a także gwarantowany czas reakcji.
• Karta produktu: funkcjonalność ta oferuje możliwość sprawdzenia szczegółowych informacji na temat produktu,
  takich jak: numer seryjny, wymiana numeru seryjnego, historia napraw. Poza tym istnieje możliwość wyświetlenia listy umów serwisowych dotyczących danego produktu.
• Raport urządzeń klientów: pokazuje wszelkie urządzenia lub korespondujące numery seryjne sprzedawane klientowi lub grupie klientów.
• Zlecenie serwisowe: użytkownicy mogą mieć podgląd do zleceń serwisowych, które zostały stworzone lub zamknięte w określonym dniu lub w zakresie danego dnia. Użytkownicy mogą wyszukać tylko te zlecenia serwisowe, które mają odpowiedni status, problem, priorytet lub są naprawiane przez danego technika. Użytkownicy mogą także wyszukać przeterminowane zlecenia serwisowe.
• Zlecenie serwisowe na podstawie ich statusu: monitorowanie oczekujących zleceń serwisowych. Rejestrowanie historii zleceń serwisowych odnoszących się do poszczególnych incydentów. Monitorowanie różnych statusów zleceń serwisowych i przekazywanie ich do danego technika lub rejestrowanie.
• Czas reakcji: istnieje możliwość realizacji czasu reakcji pomiędzy klientem a serwisem oraz zapisywania czasu
  reakcji na poszczególne zlecenia serwisowe.

Podejmowanie decyzji i kontrola

• Kierownicy otrzymują powiadomienia, które nie tylko dotyczą poszczególnych wydarzeń gospodarczych, ale wpływają także na procesy pracy.
• Powiadomienia są tak zaprojektowane, aby użytkownik wiedział o wszelkich niezgodnościach i wydarzeniach.
• Powiadomienia dostarczają wewnętrznych informacji (online) zgodnie ze stanowiskiem pracownika w przedsiębiorstwie; za każdym razem, gdy przekroczony jest dany próg krytyczny, użytkownik otrzymuje powiadomienie.
• Wyszukiwanie powiadomień pozwala na niezwłoczne uzyskanie informacji, które są przyczyną powiadomienia,
  co wpływa na szybkość podejmowania decyzji.
• Ustanawianie procesu pracy, w tym akceptacje, procedury i inne umożliwiają kierownikom szybkie podjęcie decyzji.

Zarządzanie przez wyjątki
SAP Business One pozwala na niezwłoczne powiadomienie i automatyczną odpowiedź na ważne wydarzenia gospodarcze dzięki programowalnym powiadomieniom. Użytkownicy mogą określać zadania, jakie chcą monitorować, i ich akceptowalny zakres. Kiedy wskaźniki systemowe są poza danym zakresem, użytkownik otrzymuje powiadomienie, co pozwala na szybką reakcję. Wszelkie naruszenie polityki biznesowej wymusza niezwłoczne powiadomienie przesyłane kierownikowi, co z kolei umożliwia mu szybkie podjęcie w tej sprawie decyzji.

Szybkie przygotowanie raportów standardowych i ad hoc w odniesieniu do danych rzeczywistych
Narzędzie XL Reporter pozwala użytkownikom na stworzenie raportów ad hoc. Intuicyjny raport składa się z funkcji, które umożliwiają przygotowanie raportu z wykorzystaniem opcji ,,przenieś i upuść”. Kreator definicji raportu sprawia, że przygotowanie raportu nie wymaga dużych nakładów pracy. Można utworzyć zapytania w zakresie danych SAP Business One, klikając kilka razy myszką. Po opracowaniu raportu przez system, można wyszukiwać odpowiednie dane dotyczące danej transakcji. Ponadto, w trakcie tworzenia zapytań istnieje możliwość podglądu i odświeżenia
danych.

Organizowanie raportów
Narzędzie XL Reporter umożliwia efektywne organizowanie i zarządzanie raportami. Funkcja organizacji raportów pozwala na ich odświeżenie w danym okresie. Można przeglądać raporty z głównego menu SAP Business One, co ułatwi ich tworzenie. Można też połączyć raport w tzw. książkę raportów, co znacznie usprawni ich organizację.

SAP Business One można wdrożyć i dostosować w bardzo krótkim czasie. Oznacza to, że system może być  wykorzystywany już po paru dniach, bez konieczności zaburzania obsługiwanych procesów. Dostępna metodologia szybkiego wdrożenia przygotowana specjalnie dla tego rozwiązania, zabezpieczy czasowy i finansowy plan oraz pomoże uniknąć nieoczekiwanych opóźnień podczas procesu wdrożenia.

SAP Business One jest przystępny cenowo dla małych firm. Wszelkie jego części są przygotowane w celu obniżenia nakładów związanych z licencjonowaniem, obsługą, implementacją i wspieraniem w trakcie jego wykorzystywania. System licencji oferuje różne typy użytkowników umożliwiających obsługę dostępnych modułów. Ilość użytkowników poszczególnych modułów może być dynamicznie rozszerzana według aktualnych potrzeb firmy.

SAP Business One to zintegrowane rozwiązanie z ujednoliconym źródłem danych, narzędzie wspierające zarządzanie i kontrolę najważniejszych procesów biznesowych, związanych z finansami i księgowością, sprzedażą, zakupami, magazynami, a także wspomagające zarządzanie relacjami z klientami oraz działalnością operacyjną firmy. Celem rozwiązania jest uproszczenie procesów operacyjnych oraz dostarczenie odpowiednich narzędzi do kontroli zarządczej, w efekcie umożliwiające efektywną współpracę z klientami, pomagające zidentyfikować nowe kierunki rozwoju oraz umożliwiające skoncentrowanie się na kluczowych procesach biznesowych. Prosty i intuicyjny interfejs użytkownika wyposażony w szeroką gamę funkcji do analiz i raportowania zawiera przydatne narzędzia dla wszystkich pracowników firmy – od kierownictwa do personelu wykonawczego.

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw wykorzystuje technologię smartphonów i tabletów, by prowadzić swoją działalność w każdej lokalizacji i dowolnym czasie.Aby móc być połączonym ze swoim przedsiębiorstwem, SAP stworzył aplikację mobilną. Aplikacja ta zapewnia nieustanny dostęp do ważnych danych oraz kluczową funkcjonalność SAP Business One. Aplikacje mobilne SAP Business One pozwalają sprawdzić zapasy i klientów, mają dostęp do raportów, otrzymują powiadomienia i przetwarzają zatwierdzenia. Zapewniają też w czasie rzeczywistym dostęp do danych, które można łatwo wyszukać i inicjować na ich podstawie zdalne procesy.